שלב ראשון:
ייזום, הגדרת תקציב ואיתור נכס
שלב שני:
חתימת החוזה ומפרט טכני
המדריך המלא לנהול פרוייקט הקמת משרד ומעבר משרד
לאחר שהגדרנו לעצמנו באופן מפורט את שטח המשרד הדרוש והתקציב נוכל להתחיל בשלב איתור הנכס.
שלב זה יכול להיערך עד מספר שבועות וכולל בין השאר ביקורים רבים בנכסים שונים המוצעים להשכרה, מו"מ על עלויות השכרת הנכס לקראת חתימה על חוזה, מו"מ על כל אחד מסעיפי חוזה...
רובם המכריע של המבקשים לאתר משרדים חדשים מגדירים שטח נכס דרוש על פי הערכת "אצבע" ולא על פי תהליך סדור ומוגדר. זאת הטעות הראשונה שגוררת אחריה אילוצים רבים, הוצאות לא מתוכננות והתפשרויות שאינן מחויבות המציאות.
התהליך הנכון לאיתור נכס מתחיל בשני אלמנטים קריטיים:..
שלב שלישי:
תכנון המשרד - עיצוב פנים
שלב זה, הינו שלב מרכזי בפרויקט ומטרתו לתרגם את חזונכם האישי והעסקי לנראות שאמור לשדר המשרד החדש לעובדיכם וללקוחותיכם, כמו גם להיות פונקציונאלי ולשרת אתכם באופן האופטימאלי בעבודתכם היומיומית. העבודה עם מעצב/ת הפנים (אדריכל/ית) הינה צמודה ואינטנסיבית...
שלב חמישי:
עיצומו של תהליך השיפוץ
לאחר שהוכנו ואושרו סופית כל התוכניות (ולא לפני או במקביל), תחל עבודת הקבלנים. במידה ואנו בוחרים את בעלי המקצוע, עלינו לבחור בעלי מקצוע מנוסים, אמינים ומומלצים שיישמו את התוכניות. האתגר והקושי במציאת בעלי מקצוע אמינים, מנוסים ומומלצים (לרבות הכרת טווח העלויות הסביר/מקובל)
שלב רביעי:
תכנון מול יועצים ותוכניות - חשמל, מיזוג, מתח נמוך, תקשורת, אינסטלציה ועוד...
תחילתו של שלב זה, עם סיום שלב התכנון האדריכלי.
לאחר אישורנו לתוכנית האדריכלית, מתבצעים כמה תהליכים מקביליים שחשיבות סיומם ורציפותם הינה קריטית לעמידה בלוחות הזמנים. תכולת שלב זה תלויה בשיטת העבודה שנבחרה...
שלב שביעי:
ניהול יום המעבר
טיפים למעבר מוצלח
קביעת יום המעבר:
בבואנו לקבוע את יום המעבר המדויק, יש להתייחס למספר משתנים אשר אמורים להיות ידועים מראש לכל הגורמים אשר מושפעים מכך:
1. האם יום המעבר מתאים? האם יש פרויקטים שלהם אבני דרך או מועדי הגשה בסמוך למעבר.
שלב שישי:
הערכות למעבר
לקראת מועד האכלוס המשוער (כחודשיים לפני) עלינו להתחיל ולהיערך לקראת העברת המשרד הקיים ואכלוס המשרד החדש.
ראשית עלינו לקחת בחשבון בשקלול כלל הפרמטרים את האפשרות של איחור במסירה. מקרה זה שכיח ובמקרים רבים מועד המסירה הוא היום האחרון האפשרי על פי החוזה, כולל תקופת האיחור "המותרת", לרב כ-30 יום.
עלינו להיערך לטיפול מעמיק בנושאים העיקריים הבאים...